Comunicación efectiva: cómo mejorar mi comunicación con stakeholders

En nuestro día a día, todos nos enfrentamos a la tarea de trabajar con diversas personas que tienen un impacto significativo en nuestros proyectos. Estas conversaciones con stakeholders son fundamentales para alinear intereses, resolver conflictos y, sobre todo, establecer una dirección clara a cualquier proyecto para así asegurar su éxito.

En nuestro último Codurance Talks, reflexionamos sobre algunas situaciones que comúnmente ocurren al momento de interactuar con stakeholders. A través de estos casos, discutimos los desafíos que suelen surgir y exploramos posibles soluciones prácticas para mantener un hilo comunicacional efectivo y, en general, obtener mejores resultados en nuestros proyectos profesionales. 

Entender y comunicar necesidades reales: La importancia del 'por qué'

En la interacción con stakeholders, es fundamental entender y comunicar las necesidades reales, preguntando siempre el 'por qué' detrás de cada solicitud y no solo el 'qué' // 'cómo'.  Consideremos el caso de un alto ejecutivo que demanda la implementación inmediata de una solución específica que considera prioritaria. Aunque puede ser tentador simplemente acatar la orden, es crucial profundizar más allá de la superficie para asegurarse de que esta solución es realmente la más adecuada para el problema en cuestión y valorar si realmente es la prioridad principal en el curso de ese proyecto.

La clave está en desglosar el problema hasta su raíz, a menudo utilizando la técnica de los "cinco porqués", para identificar la causa subyacente y así poder explorar alternativas que podrían ser más efectivas y satisfactorias que la solución inicialmente planteada. Esta técnica también es útil para entender por qué algo es prioritario y si realmente necesita ser abordado con tanta urgencia. A veces, la presión de un deadline puede deberse a factores externos como restricciones presupuestarias o demandas de usuarios, y comprender estos contextos nos permite enfocarnos en soluciones que no solo satisfagan la demanda inmediata, sino que también agreguen valor a largo plazo.

Enfrentando la desalineación entre distintos stakeholders

La desalineación entre distintos stakeholders sucede frecuentemente, especialmente cuando diferentes departamentos tienen prioridades contradictorias. Por ejemplo, un departamento de finanzas puede requerir soluciones más económicas y eficientes, mientras que el departamento de recursos humanos puede priorizar el bienestar de los empleados con opciones más cómodas, aunque costosas.

En estas situaciones, es esencial practicar la escucha activa y la empatía para entender completamente las necesidades y preocupaciones de cada parte. También es fundamental generar espacios de colaboración, como workshops y reuniones, donde los stakeholders puedan discutir, negociar y, finalmente, alinear sus expectativas juntos. 

Una manera efectiva de proporcionar a todos los departamentos una visión clara del objetivo común y del camino a seguir es mediante la creación colaborativa de roadmaps y planes de acción, promoviendo un enfoque iterativo e incremental. Especialmente este método, permite satisfacer progresivamente las necesidades de cada parte, facilitando ajustes y mejoras continuas, y ofreciendo la adaptabilidad necesaria en un entorno cambiante.

Priorización realista, transparente y colaborativa

Al iniciar en una organización o proyecto, es común que los stakeholders vean todo como prioritario y urgente. En estos casos, la transparencia y la colaboración son esenciales para alinear expectativas y crear un plan de acción efectivo. Un backlog priorizado y un roadmap transparente facilitan la discusión y la toma de decisiones, permitiendo ajustes según las circunstancias del mercado y asegurando que el proyecto avance de manera ordenada y coherente.

Para que la priorización sea efectiva, es crucial involucrar a los stakeholders en el proceso. Esto implica establecer puntos de control regulares, como reuniones semanales, para revisar y ajustar prioridades según su valor para el proyecto. Es importante aclarar que priorizar no significa descartar tareas, sino establecer un orden lógico para maximizar el valor entregado.

Muchas veces los stakeholders temen que sus solicitudes no sean atendidas si no insisten en su urgencia. Por este motivo, la colaboración y la comunicación continua son esenciales para que todos comprendan que un enfoque iterativo e incremental puede llevar al éxito del proyecto sin sobrecargar a los equipos de trabajo.

¿Tienes problemas de colaboración? Te recomendamos nuestra guía de colaboración en la cual te explicamos los aspectos clave a tener en cuenta para medir la colaboración de tu equipo, junto con consejos prácticos para mejorarla.

Fortaleciendo la relación con los stakeholders

La colaboración estrecha con los stakeholders no sólo facilita la priorización, sino que también fortalece la relación y aumenta la probabilidad de éxito del proyecto. De hecho, involucrar a los stakeholders en sesiones de trabajo para discutir fechas y priorizar tareas mejora la planificación y fomenta un sentido de responsabilidad y colaboración compartida.

Es crucial sentirse cómodos pidiendo ayuda a los stakeholders y mostrando responsabilidad para cumplir con las expectativas del usuario final. Además, aprender a decir "no" de manera constructiva es esencial para gestionar expectativas y enfocar esfuerzos en lo importante. Con la práctica, estas habilidades mejoran, promoviendo un entorno de trabajo más colaborativo y eficiente, y eliminando barreras que pueden obstaculizar el progreso de un proyecto.

Conclusión

La clave para una gestión de proyectos efectiva radica en la comunicación clara y la colaboración con los stakeholders. Comunicar claramente el 'por qué' ayuda a alinear expectativas y a encontrar las mejores soluciones posibles, beneficiando tanto a los stakeholders como al proyecto en general. Mientras que la priorización realista y transparente asegura que se enfoquen los esfuerzos en lo más relevante, ahorrando tiempo y recursos y promoviendo un entorno de trabajo eficiente.

Conoce los detalles de cada uno de estos escenarios tan comunes escuchando la conversación completa: Comunicación efectiva con stakeholders.