Gestión de backlog en todos los niveles

En una nueva sesión del Circuito Agile, Lesmes López, Agile Delivery Manager (ADM) en Codurance, nos ofreció una perspectiva sobre la gestión de Backlog y herramientas útiles que podemos adaptar a nuestros contextos particulares. 

Definió el backlog como una acumulación de tareas o actividades que hay que completar. Una lista emergente de lo que necesita un producto o una serie de elementos que aportan valor al negocio y al usuario. Puntualizó que lo más importante para que un backlog sea eficiente es que tenga sólo los elementos más valiosos, para no generar desperdicios y no tener un montón de tareas que realmente no añadan valor al objetivo final. 

¿Qué tipo de backlog tengo?

La respuesta a esta pregunta dependerá del contexto. En palabras del investigador Simon Wardley, "no hay una talla única que le siente bien a todo el mundo". Por lo tanto, López explica que, aunque pueda resultar evidente, lo primero es conocer nuestro producto a fondo y definir el entorno o la etapa en la que se encuentra. Un método que puede ser útil para analizar nuestro entorno, es el mapa 'Climatic Pattern' de Wardley, según el cual, dependiendo de la etapa de evolución de un producto, desde su génesis hasta convertirse en una commodity, existen diferentes prácticas que pueden ser más o menos útiles para gestionar las tareas.

Si estamos más a la izquierda y se trata de un producto muy innovador o que requiere prueba y error, estaremos en el extremo de lo Agile con prácticas XP. Si se trata de un producto maduro y entendemos mejor qué características busca el usuario, estamos hablando de un entorno Lean y Scrum. Y si hablamos de algo que está listo para ser comercializado, podemos utilizar métodos más cercanos a Sig Sixma. 

Otro método que podemos usar para definir en qué etapa está nuestro proyecto en es triángulo de hierro adaptado de Kent Beck: Explore - Expand - Extract (mencionado en detalle en la sesión sobre discovery de un proyecto). Si somos capaces de identificar en qué punto nos encontramos, varias dimensiones del backlog pueden cambiar. 

Por lo tanto, queda claro que el contexto es uno de los aspectos más importante a tener en cuenta al definir qué tipo de backlog tenemos y cómo gestionarlo. Pero no es el único. Hay otra variables que también influyen en su desarrollo, por mencionar algunas:

• El modelo de negocio
• El sistema - on premise/ cloud
• El coste de los errores
• El modelo de despliegue
• La naturaleza y estructura del equipo - waterfall/ agile

No es sólo un listado, ¿por dónde empezar?

Más que un listado lo que intentamos tener es un mapa de opciones, explica el ADM, para de esa manera poder visualizar conjuntamente en equipo los puntos más importante sobre los que hay que trabajar. Por ello, nos ofreció algunas herramientas que pueden ayudarnos a definir u organizar nuestro backlog:

Opportunity Tree Map
Este esquema de Teresa Torres nos permite diferenciar entre distintos elementos enfocados a obtener un mismo outcome. Lo esencial es tener un objetivo claro para poder obtener valor real con las tareas que realizamos. Luego, debemos relacionar el resultado deseado (objetivo) con una serie de oportunidades y buscar soluciones en cada una de ellas. Tenemos la opción de relacionar experimentos con estas soluciones para valorar si son adecuadas o no. Es un método muy útil para mapear la parte inicial del discovery. 

User Story Mapping 
Un mapa visual que describe el flujo narrativo de los recorridos que hacen los usuarios con nuestro producto o servicio y ayuda a escoger el método que ofrezca la experiencia más agradable. Se busca resolver las necesidades del cliente con funcionalidades, luego se establecen los pasos para satisfacer esa necesidad y las tareas para completar esos pasos. Nos permite hacer un corte horizontal en el que por cada sprint o entrega podemos aportar valor real.

OKR's - Objetive Key Results
Relacionar nuestro backlog con una serie de objetivos. Medir esos objetivos y alinear al equipo hacia su cumplimiento, por lo tanto las iniciativas se convierten en los elementos que vamos a tener en el backlog. 

Priorización 'despiadada'

Si algo nos ayudará a limitar el desperdicio y a gestionar el trabajo acumulado será una priorización despiadada. Es vital no incluir tareas innecesarias en nuestro backlog, es decir, asumir ciertos riesgos pero no avanzar por avanzar teniendo un backlog lleno de tareas que aún no son imprescindibles. Puede ocurrir que por adelantar tareas innecesarias cuando lleguemos al momento de tener que trabajar con ello, hayamos olvidado la información o quede obsoleta. Tenemos que centrarnos en el último momento responsable, cuando el coste de aplazar una decisión se cruza con el coste de la decisión. Para ello, Lesmes nos presenta dos métodos posibles:

Point based design. Cuando tenemos que tomar una decisión sobre algo de lo que no estamos seguros, escogemos una posible solución, la aplicamos hasta el final y, si no ha funcionado, volvemos al principio con otra opción para ver si funciona. 

Set based design. A diferencia de la anterior, que trabaja con una sola solución a la vez, ésta consiste en contemplar todas las opciones posibles sobre la marca e ir experimentando para descartar las que no funcionen hasta que al final sólo quede una. Posponer la decisión final mientras obtenemos más información.

El ADM presentó una comparación de varios modelos de priorización que pueden ser útiles de analizar en función del proyecto o producto con el que se esté trabajando:

Para finalizar, López aconsejó hacer una hoja de ruta lo más Lean posible, con conceptos generales y no con detalles concretos. Algo así como tres columnas de now, next y later, en la que cada una sea un trimestre y que te permita tener una serie de temas que estén relacionados con objetivos generales. Siempre teniendo en cuenta que estas cuestiones deben plantearse y trabajarse en equipo para fomentar el intercambio de ideas y la alineación.

Si quieres repasar conceptos con más profundidad aquí te dejamos el vídeo de la sesión completa. Además, si te gustaría recibir mensualmente contenido relevante para inspirarte suscríbete a nuestra newsletter. 

Revisa también el meetup sobre Discovery de un proyecto que forma parte del circuito Agile:

Bibliografía:

• Better/Sooner/Cheaper/More + tweet
• Inception Deck
• User Story Mapping
• Value Stream Mapping
• Wardley Maps