¿Qué es un equipo Cross-Funcional?

En esta publicación, investigamos cómo funcionan los equipos multifuncionales, cómo aprovecharlos al máximo y qué beneficios pueden ofrecer a su proyecto. Con la cantidad de variantes en juego en su proyecto (limitaciones, recursos, requisitos), ¿cómo puedes estar seguro de que los equipos que asignes podrán superar los obstáculos a los que se enfrentan?

En términos generales, existen dos métodos para encarar este desafío. Hubo un tiempo en que la forma más común de desarrollar software complejo era el modelo waterfall: dedicar una cantidad significativa de tiempo a planificar lo que se requiere para un proyecto, calcular cuánto tiempo tomará y qué recursos necesitará. Luego, una vez que todo esté planeado meticulosamente, se formaba el equipo necesario para ejecutarlo y se trabajaba esperando que todo saliera exactamente de acuerdo con el plan trazado en un inicio por los expertos. 

Desde que ha llegado la metodología Agile al desarrollo de software, muchas empresas prefieren trabajar de manera que sea posible una mayor flexibilidad. No todo acerca de un proyecto se puede predecir desde el principio; puede ser que la idea de su proyecto original haya demostrado no ser alcanzable, se haya extendido fuera del presupuesto de su empresa o, con el paso del tiempo, los requisitos originales del proyecto se hayan quedado obsoletos o se hayan convertidos en irrelevantes, y es importante poder aplicar regularmente el feedback del cliente, de los usuarios y  de los stakeholders para ajustar la dirección y los objetivos de un proyecto.

Por lo tanto, es importante tener un equipo que no solo tenga el conjunto de habilidades necesarias para lograr sus objetivos principales, sino que sea capaz de evaluarse, adaptarse rápidamente y auto-organizarse a medida que cambian los requisitos. Un equipo de estas características debería poder aplicar su amplitud de habilidades a cualquier desafío en el desarrollo de un  proyecto. Veamos cómo debe ser un equipo cross funcional y cómo trabaja. 

¿Qué significa ser un equipo cross-funcional?

Un equipo cross-funcional es aquel que posee todas las habilidades necesarias para cumplir los objetivos del proyecto sin depender de nadie de fuera del equipo. Ser productivo de forma independiente significa que el equipo puede aportar valor real con frecuencia y eficacia, sin cuellos de botella ni retrasos externos.

Una de las principales ventajas de un equipo cross-funcional es su capacidad para realizar aportaciones o incrementos a un proyecto que añaden valor, sin requerir contribuciones de fuera del equipo. Para producir un trabajo de valor independiente, a un proyecto complejo con muchos requisitos, el equipo necesitará una combinación de habilidades, tanto técnicas como no técnicas. Esto garantiza que el equipo cuenta con las competencias necesarias para superar cualquier reto que se le presente.

Esto también significa que los equipos cross-funcionales suelen estar formados por miembros de diferentes departamentos de una empresa, o incluso de empresas totalmente distintas. Los proyectos suelen tener requisitos que abarcan múltiples ámbitos, de modo que contar con profesionales de diversos sectores garantiza que el equipo cuente con los conocimientos necesarios para avanzar y tenga autonomía. 

Un equipo cross-funcional es capaz de:

• Ajustarse constantemente a medida que evolucionan las necesidades del proyecto.
• Organizarse para reevaluar y maximizar la eficiencia.
• Mantener la velocidad y la productividad independientemente de la falta de disponibilidad de algunos miembros.

¿Un equipo multifuncional está formado sólo por especialistas?

Es un error común pensar que un equipo interfuncional debe estar formado completamente por expertos en diferentes materias. Algunos asumen que para que un equipo tenga todas las habilidades disponibles para hacer contribuciones valiosas, todos los miembros deben especializarse en algo que necesiten los objetivos del equipo.

De hecho, sería imposible desarrollar productos de software complejos sin cierto grado de especialización. La naturaleza del desarrollo de software exige habilidades especializadas. Aunque esto no quiere decir que deba haber específicas profesiones o roles dentro del equipo.

Un equipo cross-funcional prospera con miembros de fuertes conocimientos en uno o unos pocos campos y con una amplitud de conocimientos en varios otros. Esto da a los equipos multifuncionales flexibilidad y evita los cuellos de botella.

Además, la estructura de los equipos interfuncionales fomenta el intercambio de conocimientos y la colaboración, garantizando que los miembros puedan ampliar aún más su gama de habilidades. Si alguno de los miembros de tu equipo interfuncional tiene un conjunto de habilidades limitado, habrá muchas oportunidades para aumentar su valor.

Autogestión

Cuando se habla de un equipo cross-funcional, lo que se suele decir es que está auto-organizado. Aunque no todos los equipos interfuncionales son por definición autogestionados, ambos conceptos se complementan muy bien.

De hecho, vemos esta asociación en la Guía Scrum, un popular marco prescriptivo para el desarrollo ágil de productos complejos. Cuando se describe el papel del equipo de desarrollo en el equipo Scrum, se requiere que sea tanto interfuncional como auto-organizado.

Del mismo modo que un equipo interfuncional no debe depender de personas o equipos ajenos al equipo para completar su trabajo, tampoco debe depender de un liderazgo externo. Esto significa que un equipo autogestionado elige la mejor manera de alcanzar sus objetivos, basándose en sus prioridades y en las habilidades de sus miembros.

Esta auto-gestión fomenta aún más la flexibilidad y la productividad del equipo, ya que los propios miembros pueden evaluar y priorizar los problemas a los que se enfrentan, en lugar de ser dictados por miembros externos que pueden no tener una comprensión tan clara de los desafíos a los que se enfrentan.

Sin embargo, esta auto-organización no se consigue de forma automática, simplemente reuniendo un equipo de diversas competencias. Es necesario un cierto grado de liderazgo, al menos al principio, para garantizar que haya prioridades claramente definidas dentro del equipo, que los procesos del equipo sean lo suficientemente fluidos y que no haya conflictos de intereses entre los miembros del equipo de diferentes habilidades y departamentos.

La Guía de Scrum sugiere que el papel del Scrum Master del equipo debe ser entrenar al equipo sobre cómo ser auto-organizado. Sin embargo, se apresura a señalar que el Scrum Master no debe decir al equipo de desarrollo cómo convertir los planes del equipo en un producto final liberable, funcional y valioso.

Resultados valiosos

Sin duda, uno de los puntos fuertes de un equipo multifuncional para una empresa es su capacidad de hacer entregas de valor real y tangible para un proyecto.

En una estructura de proyecto más rígida, en la que los equipos se dividen por sus habilidades clave (por ejemplo, un equipo de desarrollo de backend, un equipo de diseño) o por departamento (por ejemplo, financiero, de cara al cliente), el trabajo es "completado" por un equipo cuando su tarea, que es parte de un proyecto mayor, se termina y se pasa.

Este estilo burocrático puede ser a menudo ineficaz y dar lugar a importantes cuellos de botella, en los que varios equipos esperan a otro para progresar. También requiere un mayor grado de administración y gestión, creando bloqueos innecesarios en el flujo de producción. Además, este estilo de trabajo puede tener un efecto perjudicial para la moral, ya que los desarrolladores no ven los frutos de su trabajo liberados hasta que otros equipos han completado sus responsabilidades en las mismas tareas.

Dentro de una estructura cross-funcional, los equipos pueden recibir objetivos y características totalmente formados. Utilizando su diversidad de habilidades, decidirán la mejor manera de lograr lo que se les pide, y una vez completado, el equipo tendrá la satisfacción de ver los resultados rápidamente. Esto tiene naturalmente un efecto motivador en el equipo y ayuda a establecer una cultura de éxito compartido.

El marco de trabajo de Scrum describe los resultados de sus equipos multifuncionales como un "incremento del producto". El resultado completado del equipo incrementa el valor del producto al instante, sin depender de factores externos.

Colaboración 

Una de las características clave de un equipo cross-funcional eficiente y productivo es una cultura de colaboración. Debido a la compleja naturaleza del desarrollo de productos de software, todo equipo cross-funcional debe tener un grado de especialización en sus miembros. Sin embargo, los miembros del equipo no deben dedicarse por completo a su especialidad.

En equipos interfuncionales el trabajo que se desarrolla pertenece a todo el equipo y no sólo a los miembros que trabajan en un área determinada o que están trabajando sobre él en un momento determinado. Esto fomenta un alto grado de colaboración dentro del equipo. Hay menos trabajo que "pasar" a otro miembro del equipo para que lo complete, y más una sensación de que todos los miembros contribuyen activamente al proyecto según las necesidades para alcanzar los objetivos del equipo.

Estas características significan que, a menudo, los miembros del equipo tendrán que colaborar estrechamente en el proyecto para hacer progresar ciertas características de manera eficiente, sin demasiadas idas y venidas, a menudo emparejándose directamente entre sí en ciertas tareas. El entorno de colaboración puede tener otros efectos secundarios beneficiosos para la calidad del equipo.

Intercambio de conocimientos

Un efecto secundario que surge de la cultura de colaboración de un equipo interfuncional es un entorno que promueve el conocimiento compartido entre sus miembros. Mientras un miembro del equipo (con una determinada especialización) colabora con otro, ve de primera mano cómo se realizan determinadas tareas a las que no suele estar expuesto.

En un equipo que realmente promueve el intercambio de conocimientos, con miembros que tienen una mentalidad de crecimiento, esta exposición puede llevar a desarrollar valiosas habilidades en un campo que no considerarían naturalmente como propio.

Las empresas pueden fomentar aún más esto promoviendo activamente las prácticas de pair programming, las revisiones de código, la ejecución de charlas internas -por ejemplo, en el estilo de Lunch and Learn- o la documentación o las publicaciones en el blog de cómo los diferentes miembros del equipo realizan diferentes tareas.

Esto no sólo crea un ambiente emocionante para que los miembros del equipo prosperen -un ambiente en el que ampliarán su conjunto de habilidades, añadirán valor profesional a sí mismos y romperán la monotonía del mismo trabajo que han estado haciendo todos los días durante años- sino que habrá un valioso beneficio para el equipo.

Un problema clave en cualquier grupo en el que los miembros tengan conocimientos especializados distintos y tareas bien definidas es que se desarrollarán silos de conocimiento. Estos silos pueden provocar cuellos de botella que obstruyan la capacidad del equipo para aportar valor de forma eficaz y alcanzar sus objetivos.

Imagínate un escenario en el que sólo un miembro de un equipo tiene la capacidad de realizar una tarea clave, requerida con frecuencia. Si ese miembro del equipo opta por coger una licencia pagada, deja su trabajo o se pone enfermo durante unos días, de repente la productividad del equipo se congela por completo. Del mismo modo, imagina que hay un pico en la demanda de una habilidad especializada dentro del equipo. Todo el mundo estará esperando a que un miembro del equipo termine el trabajo del que es responsable antes de que todos puedan continuar con cualquier otro trabajo.

Una sólida cultura de intercambio de conocimientos dentro de un equipo multifuncional puede dar la oportunidad a otros miembros del equipo de aprender habilidades fuera de su dominio, aliviar parte de la carga de los miembros especializados y proporcionar un plan de contingencia para que el equipo siga siendo eficiente y productivo a pesar de la disponibilidad y la demanda de los miembros individuales.

Innovación

Otro efecto secundario beneficioso de los equipos cross-funcionales es la innovación. El hecho de que estén formados por personas de muy diferentes orígenes profesionales, habilidades, sectores y departamentos, proporciona el telón de fondo perfecto para un equipo que es capaz de resolver problemas de forma nueva y creativa.

Cuanto más diversa sea la profesión de los miembros del equipo, más eficaces serán las soluciones a los diferentes retos y problemas.

El desarrollo de software complejo es una tarea imprevisible. Al recibir regularmente el feedback de los usuarios o stakeholders, es probable que los requisitos del proyecto cambien rápidamente y, a veces, de forma drástica. Contar con un equipo que pueda reaccionar de manera innovadora ante estas circunstancias cambiantes puede ser una gran ventaja. Adaptarse rápida y eficazmente sin demasiada planificación ni discusión puede hacer que su equipo de desarrollo sea realmente ágil.

Tampoco es difícil imaginar cómo esta cultura de la innovación puede ser una enorme ventaja de mercado para cualquier empresa. Contar con un equipo con conocimientos diversos puede dar lugar a soluciones creativas y eficaces que añadan valor a tus productos y empresa.

Objetivos claramente definidos

Los equipos interfuncionales suelen estar compuestos por miembros de diferentes departamentos o incluso de diferentes empresas, con diferentes perspectivas y ambiciones personales. Esto es parte de lo que hace que los equipos interfuncionales sean tan valiosos, ya que las diferencias de experiencia pueden conducir a la innovación y la creatividad.

Sin embargo, a menudo también puede provocar conflictos de intereses, ya que los miembros del equipo dan prioridad a sus propias ambiciones, o a las de su departamento, tal vez incluso presionados por sus jefes directos. Estos conflictos pueden ir en detrimento de otros miembros del equipo y, por consiguiente, del propio equipo.

La mejor manera de evitar estas situaciones es establecer objetivos claramente definidos para el propio equipo. Si las prioridades del proyecto están bien definidas para que todos los miembros las vean, no puede haber malentendidos sobre las prioridades de cada miembro. Las prioridades compartidas fomentan una cultura de éxito compartido dentro del equipo, garantizando que los éxitos del equipo superen las voluntades de sus individuos.

Además, estos objetivos permitirán a los miembros del equipo realizar su trabajo con mayor responsabilidad, claridad y autonomía, sabiendo exactamente lo que se espera de ellos. Establecer las prioridades con claridad no deja lugar a dudas sobre la dirección que debe tomar el equipo y puede ayudar a que el equipo se autoorganice por completo.

Comunicación

Los equipos cross-funcionales funcionan mejor con una estrecha colaboración y una mínima fricción, ya que el trabajo se comparte entre el equipo. Por tanto, depende en gran medida de una comunicación clara y regular.

Una de las principales ventajas es la reducción de los cuellos de botella, ya que no es necesario depender de ningún trabajo de fuera del equipo. Sin embargo, los individuos deben ser capaces de articular claramente sus necesidades de otros dentro del equipo para garantizar que el flujo de salida sea productivo y eficiente.

El hecho de que los equipos cross-funcionales estén a menudo formados por personas de diferentes departamentos -o a veces de diferentes empresas- añade un obstáculo adicional, ya que el equipo podría operar incluso desde diferentes partes. Es importante ser consciente de ello porque los obstáculos en la comunicación pueden borrar los beneficios potenciales de un equipo interfuncional. Las alineaciones regulares entre el equipo de desarrollo pueden añadir transparencia sobre el progreso de los diferentes objetivos del equipo.

Los individuos dentro del equipo

Para mantener un alto rendimiento y eficiencia en los equipos cross-funcionales, se necesitan miembros altamente cualificados y motivados. Cómo asegurar que los miembros de tu equipo prosperarán en este entorno?

Un equipo que realmente se compromete con sus valores interfuncionales será de agrado para cualquier persona ambiciosa. La libertad y la autonomía para cumplir con sus responsabilidades de la manera que elija es una perspectiva emocionante. No hay nada peor para un individuo con conocimientos especializados que recibir órdenes sobre cómo completar exactamente una tarea que entiende bien.

Además, la oportunidad de trabajar en un equipo que comparte conocimientos de forma tan activa y fomenta la colaboración estrecha debería atraer a muchas personas cualificadas. Es una oportunidad para ampliar sus conocimientos y añadir valor a su carrera, además de añadir variedad a su trabajo diario.

Los equipos multifuncionales suelen estar asociados a trabajadores con "forma de T": aquellos que tienen un gran conocimiento en su área de especialización, pero una pequeña cantidad de conocimientos en otras áreas. Estos conocimientos básicos permiten a estas personas apoyar a sus compañeros de equipo que puedan estar sobrecargados, evitar cuellos de botella y ayudar al equipo a añadir valor a su proyecto.

Sin embargo, los equipos cross-funcionales benefician a un determinado tipo de personas. Los que tienen una mentalidad de crecimiento, están muy motivados y no requieren demasiada orientación, prosperarán en el entorno. Cuanto más se impliquen los individuos en la cultura del equipo interfuncional, más se beneficiarán individualmente.

Conclusión

Reunir un equipo cross-funcional para desarrollar productos de software tiene numerosas ventajas. Mientras que la variedad de habilidades y antecedentes profesionales permite a tu equipo reaccionar de manera eficiente a los requisitos inevitablemente cambiantes, la estrecha colaboración también fomenta la innovación, mientras que al mismo tiempo mejora las habilidades de los individuos dentro del equipo.

Siempre que se mantengan unos canales de comunicación claros y se establezcan unos objetivos claramente definidos -con poco liderazgo y organización-, un equipo verdaderamente cross-funcional puede ofrecer de forma regular y sostenible un software totalmente funcional y valioso.